Der Zeitplan und das Budget sind konstant, doch die Anforderungen ändern sich fortwährend. Dies sorgt meist für Chaos und aus diesem Grund gewinnt das agile Projektmanagement immer mehr an Bedeutung. Es bietet einen gewissen Spielraum für Anpassungen und diese sparen Kosten, Zeit und Ressourcen.
 
Anforderungen an die neue Arbeitswelt - agiles Projektmanagement!
 
Das Wort Agilität ist in aller Munde. Agile Arbeitsmethoden, agile Organisationen, agile Führung – nun auch agiles Projektmanagement. Doch was ist damit gemeint?
 
Das Projektmanagement wandelt sich und die Bedeutung von agilen Methoden wächst. Klassische Modelle des Projektmanagements können nur schlecht auf Veränderungen agieren und wirken somit sehr träge und schwer. Doch Veränderungen werden heutzutage immer mehr zum Alltag und wir müssen in der Lage sein, schnell und effizient darauf zu reagieren. Gerade Ihnen als Assistenz wird das vertraut sein.
 
Ursprünglich kommt das agile Projektmanagement aus dem IT-Umfeld und dient zur Beschleunigung des Entwicklungsprozesses und einem lösungsorientierteren Arbeiten. Mit der Zeit erkannte man die Übertragbarkeit in die verschiedensten Bereiche und der Einsatz des agilen Projektmanagement nimmt immer mehr zu.
 
Im klassischen Projektmanagement wird das Ziel festgelegt und an diesem ist im Nachgang kaum noch etwas zu ändern. Aufwand und Zeit passen sich an das Ziel an und gleichen im Projektplan einer linearen Komponente. Es wird sehr wenig kommuniziert und die Aufgabenverteilungen sind von Beginn an verständlich und präzise definiert. Die klassische Methode des Projektmanagements funktioniert und das auch effizient, wenn die Anforderungen der Stakeholder sich im Laufe des Prozesses nicht verändern.
 
Was sind Stakeholder? - Personen oder Gruppen, für die es von Belang ist, wie das Projekt verläuft und wie das Ergebnis aussieht (Kunden, Mitarbeiter, Aktionäre, Lieferanten)
 
An einem Praxisbeispiel erklärt, wird das ganze System durchsichtiger und es lässt sich in etwa so erklären: Sie wollen ein Haus bauen und gehen zu einem Architekten. Diesem erläutern Sie Ihre konkreten Wünsche und er gibt Ihnen daraufhin eine Rückmeldung, wie viel Geld es kosten wird und wie viel Zeit dafür benötigt wird. Das Ziel, Ihr persönliches Haus zu bauen, haben sie festgelegt und dies wird auch funktionieren, wenn sich Ihre Anforderungen als Stakeholder nicht ändern. Ebenfalls Lieferanten und Mitarbeiter gehören zu den Stakeholdern. Wenn diese Ihre Fristen einhalten und sie ihr genanntes Budget erfüllen, wird das Haus zum festgelegten Zeitpunkt fertiggestellt. Wenn Sie jedoch anfangen Ihre Anforderungen an das Haus zu ändern, gerät das System ins Wanken. Zeit und Budget passen nicht mehr zum vorangegangenen Plan und benötigen eine Anpassung, falls diese überhaupt noch realisierbar ist. Kommunikation muss geschaffen werden, welche vorher nicht vorhanden war und der Aufwand benötigt eine Überarbeitung.
 
Bauen Sie jedoch mit einem agilen Projektmanager ein Haus zusammen, wird der ganze Prozess wie folgt aussehen: Zu Beginn legen Sie als Stakeholder Zeit und Budget des Hauses fest und das Team versucht das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Der Bau des Hauses ist in sogenannte Sprints unterteilt (Rohbau, Dach, Innenausstattung...) und nach jedem dieser Sprints wird sich das Team zusammensetzen und Informationen austauschen, weitere Aufgaben verteilen und die schnellste Lösung für bestehende Probleme suchen. Auch Sie als Stakeholder können durch diese Art des Arbeitens das Ziel ändern, ohne das Projekt zu gefährden. Wenn Sie eventuell doch einen Kamin in Ihrem Haus einbauen wollen, besteht die Möglichkeit, dass sich das agile Team schnell an Ihre Anforderungen anpasst.
 
Beide Methoden haben ihre eigenen Vor- und Nachteile und für den persönlichen Arbeitsprozess, muss man sich eventuell für eine hybride Variante entscheiden. Das agile Projektmanagement bietet hohe Anpassungsmöglichkeiten und durch den dauerhaften Austausch zwischen den einzelnen Playern steht Lösungsoptimierung an erster Stelle. Die klassische Methode hat eine klare Struktur und Rollenverteilung, welche eine einfache Fortschrittskontrolle ermöglicht. Intern ist wenig Kommunikationsaufwand nötig und das einzig Relevante ist die klar definierte Zielvorgabe.
 
Weitere Informationen zum Thema Agiles Arbeiten, den Umsetzungsmethoden SCRUM & Co sowie wertvolle Tipps und Tricks gibt es bei dem Seminar „Zwischen Assistenz- und Projektaufgaben“, am 14. und 15. Oktober 2019 in Wiesbaden. Erfahren Sie außerdem, wie Sie Konflikte frühzeitig erkennen und souverän lösen und erhalten Sie individuelles Feedback zu Ihrer eigenen Arbeitsweise und deren Optimierung.

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