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In neun Schritten zum besseren Zeitmanagement im Büro

December 14th, 2016
In neun Schritten zum besseren Zeitmanagement im BüroDas Jahresgespräch ist vorbei und die Aufgaben für das nächste Jahr sind definiert: Genau der richtige Zeitpunkt um mal das eigene Zeitmanagement zu reflektieren. Denn sicher erleben Sie es häufig genug, dass Sie in Arbeit ersticken und das Gefühl haben, nicht richtig abgearbeitet zu bekommen. Deswegen haben wir neun Tipps zusammen gestellt, wie Sie sich besser durch die Büroarbeit organisieren können.

Prioritäten setzen

Gerade im Assistenzbereich bekommen Sie von verschiedenen Seiten Aufgaben zugetragen, die natürlich immer besonders wichtig sind. Gerade wenn Ihr Vorgesetzter kommt, soll alles zum Stehen kommen und seine Aufgabe zuerst erledigt werden. Wenn Sie sich bei jeder Aufgabe vorher überlegen, wie wichtig die Aufgabe ist, können Sie aber die Arbeit besser einteilen. Und wen es mal eine wichtige Angelegenheit gibt, wird auch Ihr Vorgesetzter Verständnis haben, wenn Sie diese vor seinen Aufgaben zu Ende bringen.

Aufgaben verteilen

Ihr Tisch ist voller Arbeit, die auch von anderen im Team erledigt werden kann? Dann fragen Sie doch mal nach, ob der ein oder andere Kollege nicht einspringen kann. Dies können Sie auch als Assistenzkraft, denn schließlich sind Sie Teil eines Teams, dass zusammen erfolgreich arbeiten will. So schaffen Sie es eventuell auch Aufgaben abzugeben, die Sie geistig bei der Erledigung anderer behindern. Damit ist allen mehr geholfen, als wenn der Stau zu groß wird.

Aufgaben zu Ende bringen

Nichts blockiert mehr als die vielen noch nicht zu Ende gebrachten Aufgaben. Wenn Sie auf Zuarbeit anderer Personen angewiesen sind, können Sie daran wenig ändern, aber sehr oft werden Aufgaben nicht beendet, weil spontan andere Aufträge priorisiert wurden sind. Schieben Sie dem einen Riegel vor und bringen Sie Aufgaben zu Ende, bevor Sie andere anfangen. Das entlastet nicht nur den Schreibtisch, sondern auch Ihre Prioritätenliste

Kurze Aufgaben direkt erledigen

Bevor Sie lange nachdenken, welche Priorität die kurze Angelegenheit hat, erledigen Sie diese einfach direkt. Eine 10 Minuten Aufgabe muss nicht vor sich hin schmoren und Ihre Aufgabenliste unnötig verlängern.

Ablenkungen ausschalten

Das Internet ist unser wichtigstes Alltagstool geworden, doch zugleich kann es ohne Ende Zeit fressen. Hier noch schnell was googlen und da noch schnell auf Facebook sich auf den neuesten Stand bringen, das hindert Sie am effektiven Verkleinern Ihrer Aufgabenliste. Schränken Sie die Zeit mit ablenkenden Tätigkeiten möglichst ein, zum Beispiel in dem Sie mal das Mailprogramm schließen, wenn Sie es nicht brauchen. So haben Sie weniger Ablenkung und mehr Konzentration für Ihre Aufgaben.

Einfach mal Aufgaben ablehnen

Ihr Schreibtisch ist nicht die Lagerstätte von Aufgaben, die andere gerade nicht erledigen wollen. Wenn Sie gerade genug Beschäftigung haben, sagen Sie auch mal Nein. Damit wecken Sie keine falschen Erwartungen zur schnellen Erledigung der Tasks, schonen Ihr Gemüt und natürlich erst Recht Ihre Aufgabenliste.

Aufgaben splitten

Gerade große Aufgabenblöcke bieten sich dazu an, aufgeteilt zu werden. Machen Sie liebe viele kleine Schritte, um zum einen die Übersicht nicht zu verlieren, aber auch zum anderen mehr Erfolge bei der Bearbeitung zu erzielen. Mit den kleinen Aufgaben können Sie so auch den Tag besser strukturieren und deutlich flexibler schieben, falls doch mal was unerwartet wichtigen bei Ihnen landet.

Richtiges Ablegen spart Zeit

Sie suchen Unterlagen, weil Sie nicht mehr wissen, wo Sie diese abgelegt haben oder sich mit Ihren Kollegen nicht auf ein System geeinigt haben? Das ist einer der größten Zeitfresser im Büroalltag. Deswegen gilt: immer direkt richtig abheften oder ablegen und am Anfang eines Projektes festlegen, wie die Ordnungsstruktur aussieht. Dies hilft nicht nur Ihnen, sondern allen im Team.

Single-Tasking statt Multi-Tasking

Viele behaupten von sich, dass sie Multitasking beherrschen. Doch diese Kompetenz hilft Ihnen wenig bei der Erledigung von Aufgaben, denn jeder Wechsel zwischen verschiedenen Themen bringt Sie aus dem Tritt und verlängert den Problemlöseprozess nur unnötig. Arbeiten Sie stattdessen an einer Aufgabe alleine, wird diese sicher schneller erledigt sein, denn dann habt sie Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit. Das Gehirn kann ehr nur eine Aufgabe gleichzeitig richtig verarbeiten.

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