Klar, als engagierte und erfolgreiche Assistenz halten Sie Ihrem/r Chef/in den Rücken frei. Als Assistentin und Sekretärin besitzen Sie zwar meist keine direkte Weisungsbefugnis, dennoch müssen Sie oft im Auftrag Aufgaben verteilen und die Umsetzung koordinieren. Das ist manchmal gar nicht so einfach. Wem geben Sie etwas, wo liegen die jeweiligen Kompetenzen und was machen Sie am besten selbst!?

Priorisierung, Abstimmung und Verteilung von Aufgaben

Mit Hilfe dieser Checkliste fällt es Ihnen hoffentlich leichter, die Flut an Anweisungen besser und mit gutem Gewissen zu verteilen:

  • Ordnen: Sortieren Sie die Aufgaben nach Priorität (zeitlicher Rahmen, Schwierigkeitsgrad etc.).
  • Verteilen: Machen Sie sich bewusst, welche Fähigkeiten Sie zur Erledigung der Aufgabe brauchen und wer diese haben könnte. Das Ziel darf nicht sein, Arbeit einfach wegzuschaffen, sondern, durch Finden der Idealbesetzung, dem zu geben, der das beste Ergebnis liefert.
  • Absprache: Gleichen Sie Ihre Entscheidung dann zusammen mit dem Team ab. Durch das Einholen einer Rückmeldung sind Ihnen der Rückhalt und die Zustimmung im Team sicher. Zudem ist für alle direkt klar, wer die Verantwortung für die Aufgabe trägt.
  • Briefing: Nehmen Sie sich Zeit zur Übertragung der Aufgabe. Schwierige Aufgaben müssen unbedingt umfassend vermittelt werden. So vermeiden Sie Fehler und aufwändige Korrekturzeiten. Wählen Sie für die Übertragung den passenden Zeitpunkt. Denken Sie an Ihre/n Chef/in; Ihnen gefällt es auch nicht, wenn Sie kurz vor Feierabend noch unbedingt etwas sofort erledigen sollen.
  • Umsetzung: Kommunizieren Sie deutlich den erforderlichen Zeitraum für die Erledigung der Aufgabe. Legen Sie klare Termine fest, an denen Sie vielleicht Rückmeldung zu einem Zwischenstand erwarten. So können Sie gleichzeitig prüfen, ob die Aufgabe zu Ihrer Zufriedenheit erfüllt wird. Kleiner Trick: Planen Sie für den Mitarbeiter einen Zeitpuffer ein, aber behalten Sie diesen für sich. So vermeiden Sie Engpässe am Abgabezeitpunkt.
  • Kontrolle: Wenn Sie eine gewisse Menge an Aufgaben delegieren und diese auch noch zu unterschiedlichen Zeiten fertig sein sollen, erstellen Sie sich unbedingt eine Übersicht, damit Sie jederzeit den Status der einzelnen Projekte im Überblick haben.
  • Reaktion: Wenn Sie nach Erledigung eine Rückmeldung von Ihrem/r Vorgesetzten bekommen, geben Sie dies weiter. Vor allem Lob sollten Sie umfangreich verkünden. Und auch wenn Sie nichts aus der Chefetage hören, sollten Sie Ihrem Kollegen ein kurzes Feedback zu seiner Aufgabe geben.

Umgang mit ignoranten Kollegen/innen

Natürlich gibt es immer wieder Querulanten im Büro, die entweder zu faul sind, etwas mehr zu tun, oder die Ihre Autorität schlichtweg nicht akzeptieren wollen. Da Sie nicht die Hierarchie Ihres/r Vorgesetzten innehaben müssen Sie diese Personen anders dazu bringen, ihre Aufgaben zu erfüllen. Sie sitzen schließlich im Regelfall genau zwischen Ihren Kollegen und dem Chef. Nutzen Sie diese Position.

  • Bleiben Sie sachlich und bestimmt und betonen Sie, dass Sie im Auftrag Ihres Chefs handeln.
  • Erklären Sie, warum die gestellte Aufgabe erfüllt werden muss (Sinn und Zweck). Erklären Sie auch, wieso ausgerechnet dieser Mitarbeiter in der Lage ist, die Aufgabe erfolgreich umzusetzen.
  • Verweisen Sie in letzter Instanz auf ein Gespräch mit dem/der Vorgesetzten selber. Vorsicht: Das sieht schnell nach einer Drohung aus. Dies sollte wirklich der letzte Schritt sein.

Weiter hilfreiche Tipps zur wirkungsvollen Chefentlastung bekommen Sie auch bei unserem Seminar „360°“. Lassen Sie sich nicht unterkriegen!
 

Newsletter abonnieren und Vorteile sichern!

Aktuelle Informationen immer zuerst erhalten! Sie können die Newsletter jederzeit unkompliziert über einen Link in der E-Mail wieder abbestellen.

Newsletter bestellen!

Tags