Die moderne Assistentin ist mehr als die persönliche Ansprechpartnerin für den Chef. Vielmehr müssen auch führende Aufgaben übernommen werden. Eigene Projekte sind dabei im Alltag der Assistenz einzugliedern und erfordern Managementkenntnisse und Prioritätensetzung. In unserem Seminar „Zwischen Assistenz- und Projektaufgaben“ lernen Sie mit dem Spagat zwischen den beiden Welten umzugehen. Als kleinen Ausblick haben wir die fünf wichtigsten Faktoren für ein erfolgreiches Projektmanagement zusammengestellt.

1. Kommunizieren

Als Assistenz sollte einem die Kommunikation als wichtiges Mittel der Zusammenarbeit bekannt sein, aber sie ist auch einer der wichtigsten Faktoren für ein erfolgreiches Projektmanagement. Nur wer viel mit den Projektmitgliedern kommuniziert, dabei auf Vollständigkeit und Exaktheit achtet und möglichst direkt den Kontakt sucht, kann ein Projekt erfolgreich gestalten. Vergessen Sie nicht, auch die Ansprechpartner für einzelne Themen festzulegen und den aktuellen Projektstand in Meeting zu evaluieren.

2. Verbindlichkeit herstellen

Verbindlichkeit ist eines der Hauptmerkmale einer guten Assistenz und diese Eigenschaft hilft auch im Projektmanagement. Behandeln Sie alle Beteiligten gleich, halten Sie sich an Absprachen und klären Sie die Verbindlichkeiten rechtzeitig. Reagieren Sie auf Störungen rechtzeitig und erklären etwaige Abweichungen von den bisherigen Vereinbarungen.

3. Team managen

Neue Themen sind für Sie kein Problem und Sozialkompetenz ist auch vorhanden? Dann sind Sie die perfekte Projektmanagerin. Doch entscheidend für das erfolgreiche Beenden eines Projektes ist auch das Team, mit dem Sie arbeiten. Suchen Sie nicht nur die besten Mitglieder aus, sondern sorgen Sie auch für das gute Zusammenspiel zwischen den Mitgliedern. Lassen Sie die einzelnen Mitglieder selbstorganisiert die Aufgaben erledigen, aber sorgen Sie für ein professionelles Umfeld und erkennen Sie erbrachte Leistung auch angemessen an.

4. Messen

Evaluation ist ein Muss im Projektmanagement, dass gerne verkannt wird. Setzen Sie Etappenziele, überprüfen Sie diese zu vorher festgelegten Zeitpunkten, vergleich Sie bisherige Ergebnisse mit dem Projektziel und steuern Sie entsprechend nach. Achten Sie aber im Vorfeld, dass die definierten Teilziele erreichbar sind, um nicht für unnötigen Stress und damit verbundener Demotivation zu sorgen. Die Evaluation hat für Sie als Assistenz auch den Vorteil, dass Sie in nur kurzer Zeit neben Ihrer Aufgabe als Assistenz den Projektfortschritt bestimmen und damit Ihr persönliches Zeitmanagement besser einhalten können.

5. Gesunden Menschenverstand anwenden

Am Ende zählt insbesondere Ihr gesunder Menschenverstand. Wenn Sie merken, dass ein Projekt nicht mehr erfolgreich beendet werden kann, dann treffen Sie die Entscheidung das Projekt zu beenden. Oder wenn es unrund im Projektteam läuft, werden Sie das schon früh genug merken und sollten dann reagieren. Auch kleine Lücken im Projektverlauf werden Sie sicherlich einzuschätzen wissen, ohne direkt in Panik zu verfallen. Vertrauen Sie also Ihrer Intuition.

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