Gäste empfangen

Der Empfang von Gästen gehört mitunter zu den Kernaufgaben einer Assistenz und gerade hier gibt es einige Fettnäpfchen zu umgehen. Sobald Sie einen Gast empfangen, sind Sie das Aushängeschild Ihres Unternehmens. Achten Sie deshalb unbedingt auf die Business-Etikette um sich selbst aber auch Ihren Chef bestmöglich zu repräsentieren. Orientieren Sie sich an unserer Liste, um den bestmöglichen Eindruck zu hinterlassen.

Am Empfang abholen – Holen Sie den Gast schnellstmöglich am Empfang ab. Sollte dies nicht möglich sein, treffen Sie ihn auf der Ziel Etage.

Begrüßung – Da Sie der Gastgeber sind, reichen Sie zuerst die Hand. Dabei warten Sie jedoch auf die Begrüßungsworte des Gastes. Ergreift er wider erwarten nicht das Wort, werden Sie nach etwa 3 Sekunden aktiv. Sprechen Sie den Gast dabei mit Namen an und vergessen Sie keinesfalls eventuelle akademische Grade oder Adelstitel.

Führung übernehmen – Sie als Gastgeber sind zwar der Ranghöhere, es ist jedoch eine schöne Geste mit den Worten „Ich führe Sie gerne zum Besprechungsraum/Büro“ voranzugehen. Befinden sich Türen auf dem Weg , halten Sie Ihrem Gast diese auf. Aber Achtung! Wenn ein Herr Ihnen den Vortritt gewähren will, geben Sie bitte nach.

Den Waschraum zeigen – Das WC sollten Sie dem Gast unaufgefordert zeigen. Verwenden Sie dabei jedoch nicht das Wort „Toilette“. Eine gute Möglichkeit ist die Formulierung „Wenn Sie den Waschraum aufsuchen möchten, finden Sie ihn hier“.

Diskret sein – Falls Ihr Gast den Waschraum aufsuchen möchte, warten Sie nicht vor der Tür! Teilen Sie mit, dass Sie am Ende des Ganges warten.

Ankunft im Besprechungsraum - Seien Sie Ihrem Gast mit der Garderobe behilflich und bieten Sie Erfrischungen an. Fordern Sie jedoch nicht zum Zugreifen auf, sondern schenken Sie das Getränk auch ein. Nehmen Sie selbst nicht an der Besprechung Teil, verabschieden Sie sich mit dem Hinweis, dass Sie den Gast im Anschluss wieder hinausbegleiten werden.

Verabschiedung – Begleiten Sie den Gast bis zum Ausgang und achten Sie dabei wieder darauf Türen aufzuhalten. Warten Sie ggf. gemeinsam mit dem Gast auf ein Taxi. Erst dann verabschieden Sie sich. Lassen Sie den Gast nicht alleine vor der Tür stehen.

Die ganze Zeit gilt: Achten Sie darauf Smalltalk zu führen, während Sie den Gast begleiten.

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