Um das Thema Internationalisierung kommt man im Unternehmen nicht mehr drum herum.

Nicht nur in Großkonzernen, auch in mittelständischen und kleinen Unternehmen beschäftigt man sich mit diesem Thema. Es werden neue Wege beschritten und die Prozesse die dahinter stehen werden immer komplexer.

Insbesondere für die Management-Assistenz im internationalen Sekretariat haben sich in den vergangenen Jahren neue Aufgabenfelder ergeben und auch heute steigen die Anforderungen stetig. Sie pflegen weltweiten Kontakt zu Geschäftspartnern, Kunden und Kollegen, begleiten Ihren Chef auf Reisen, vertreten Ihr Unternehmen auf Messen und müssen sich in vielen Kulturen angemessen verhalten können. Gewandtheit in der Nutzung der englischen Sprache sowohl schriftlich als auch mündlich wird ebenso vorausgesetzt wie Belastbarkeit und eine starke, flexible Persönlichkeit, die sich jederzeit auf neue Partner einstellen kann.

Organisation internationaler Meetings

Es ist offensichtlich, dass Meetings eine elementare Arbeitsform sind, um internationale Aktivitäten anzubahnen, Geschäftspartner kennen zu lernen, Gemeinsamkeiten zu vertiefen und schlicht gemeinsame Geschäfte zu machen. Gerade deshalb ist es wichtig, diese so zu organisieren, damit sie einen sicheren Rahmen für das Handeln bieten.

Ertrinken wir in einer wahren Meetingflut?

Drei bis vier Konferenzen pro Tag sind in vielen Firmen an der Tagesordnung. Mal abgesehen davon, dass dieses Besprechungsunwesen alle Beteiligten (zu?) viel Zeit kostet. Sind diese Meetings wirklich effektiv? Einige Mitarbeiter sind davon nicht überzeugt. 77 % sehen eine mangelhafte Vorbereitung als Ursache für die Ineffizienz bei den Meetings. Kaum zu glauben, aber laut Organisationsexperten ist jedes zweite Meeting unnötig! Fragen Sie sich deshalb zuerst, ob das Meeting in dieser Form überhaupt abgehalten werden muss. Sagen Sie Meetings ab, wenn sie nur aus Gewohnheit regelmäßig stattfinden, ohne dass es etwas zu diskutieren gibt. Legen Sie wo möglich Meetings zusammen. Durch professionelle Arbeit in der Vorbereitungsphase können Sie also einen wesentlichen Beitrag dazu leisten, dass Ihre Meetings effektiv und erfolgreich sind.

Checkliste: So bereiten Sie Meetings optimal vor

Planen Sie unbedingt ausreichend Zeit für die Vorbereitung eines Meetings ein. Je nach Anlass und Bedeutung kann das zwei bis drei Wochen sein. Doch selbst wenn Sie dafür aus aktuellem Anlass nicht so viel Zeit haben, sollten Sie in so einem Blitzmeeting nie ohne angemessene Vorbereitung antreten. Wenn Sie nach dieser Checkliste vorgehen, stellen Sie die Weichen auf Erfolg. Ihre Daten zum Download der Checkliste: [contact-form-7 id="5797" title="checkliste"]

(Quelle: Lektion 1: Die Management-Assistenz im internationalen Umfeld – was ist anders?, Meetings, VIPs & Daily Business, Claudia Behrens-Schneider, Marion Etti, Heidrun Polegek)

Mehr zum Thema erfahren Sie in unserem berufsbegleitenden Fernstudium „Internationale Management-Assistenz“ (Start 14. November 2014). Weitere Themen sind hier u.a.:

  • Interkulturelle Kompetenz: Was ist interkulturelle Kompetenz? Wie erfasst man interkulturelle Kompetenz? Wie erwirbt man interkulturelle Kompetenz?
  • Grenzüberschreitendes Projektmanagement: Kommunikation und Kooperation ermöglichen, Unterschiedliche Kulturen nutzen, eine eigene Projektkultur etablieren
  • Schwerpunkte: China, Indien, USA, Russland, Arabische Staaten
  • Rechtliche Besonderheiten im internationalen Business
  • Persönliche Kompetenz der internationalen Management-Assistenz

Werfen Sie hier einen Blick ins Programm.

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