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9 Schritte, um Besprechungen effektiver zu machen

July 18th, 2016
9 Schritte, die Besprechungen effektiver machenViele Sekretärinnen und Assistenzen müssen Besprechungen nicht nur organisieren, sondern auch durchführen. Dabei gibt es immer wieder kleine Hürden, weshalb die Besprechung nicht zielführend ist. In unserem Fernlehrgang „Management-Assistenz“ lernen Sie den Begriff des „Effektiven Besprechungsmanagements“ kennen. Als kleinen Einstieg in das Thema haben wir neun wichtige Schritte zusammengestellt, die die nächsten Besprechungen sicher effektiver gestalten werden.

1. Kleine Runden

Viele Köche verderben den Brei sagt der Volksmund und das gilt auch für Meetings. Warum möchten Sie für eine Besprechung mehrere Abteilungen einladen, wenn Sie die Vorgehensweise auch gut aufteilen können. Denn je mehr gleichzeitig in einer Besprechung sitzen, desto schwieriger wird der Entscheidungsprozess. Holen Sie sich lieber zuerst die Meinung der einen Gruppe und geben diese konzentriert weiter. So schaffen Sie es, dass Sie zwar zwei Besprechungen ansetzen, aber sicher in kürzerer Zeit Ergebnisse erhalten.

2. Planung und Agenda 2 Tage vorher

Versenden Sie eine aktualisierte Einladung mit vorläufiger Agenda zwei Tage vor dem Meeting an die Teilnehmer. Dies bietet den Vorteil, dass Sie sich selber mit der Thematik rechtzeitig auseinander setzen und gleichzeitig sich auch die Teilnehmer des Meetings vorbereiten können. So schaffen Sie eine Verbindlichkeit für das Meeting und erinnern zugleich rechtzeitig daran. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie sich schon eine Reihenfolge überlegen können, wie die Tagesordnung aufgebaut sein soll.

3. Agenda geschickt vorbereiten

Die Tagesordnung sollte schon im Vorfeld ausgeklügelt vorbereitet werden. Dazu überlegen Sie sich, welche Themen eine hohe und welche eine niedrige Priorität hat. Hohe Priorität mit geringem Besprechungsaufwand sollten als erstes behandelt werden, um schnell erste Erfolge zu erzielen. Dann kommen hohe Priorisierungen mit längerem Zeitaufwand, um eine entsprechende Diskussion zuzulassen. Am Ende kommen die niedrigen Prioritäten dran, um diese notfalls auch in das nächste Meeting zu schieben.

4. Punkt Sonstiges streichen

Die Resterampe des klassischen Meetings ist der Punkt Sonstiges. Hier werden Themen angesprochen, die entweder nicht in die Tagesordnung gepasst haben oder womit schon beschlossene Themenfelder neu aufgerufen werden sollen. Dies zieht aber die Sitzung zum einen unnötig in die Länge und fördert zum zweiten neue, ungeplante Probleme zu Tage, die die Ergebnisse des Meetings verwaschen können. Daher lassen Sie diesen Punkt lieber gleich weg.

5. Zeitraum beschränken

Eine gute Sitzung darf nicht zu lange dauern, denn knappe Ressourcen effektivieren den Arbeitsablauf. Wenn ein Meeting nur eine halbe Stunde dauern soll, werden die Wortbeiträge kürzer und die Ergebnisse schneller erzielt. Außerdem führen kurze Meetings zu einer motivierteren Arbeitsatmosphäre und lässt im Anschluss mehr Zeit, das Besprochene umzusetzen.

6. Smalltalk raus lassen

Ein Meeting wird anberaumt, um Entscheidungen zu treffen. Da ist es kontraproduktiv, wenn einzelne versuchen, den Klatsch und Tratsch der letzten Tage zu verbreiten. Achten Sie darauf, dass straff die Agenda bearbeitet und bei aufkommender Unruhe das Thema gewechselt wird. Wenn es typische Unruhestifter gibt, überlegen Sie auch, ein Meeting ohne diese Person zu machen.

7. Auch mal stehen statt sitzen

Die Besprechung in bequemen Stühlen führt insbesondere zu eins: Trägheit. Warum sollte man effektiv die Besprechung begleiten, wenn man doch so schön sitzt und dabei auch mal vom Arbeitsplatz weg ist. Versuchen Sie doch mal ein Meeting im Stehen, denn dann schlafen die Teilnehmer nicht ein und die aufrechte Haltung fördert die Denkprozesse.

8. Straff moderieren

Lassen Sie sich nicht von der Tagesordnung und dem damit verbundenen Ziel der Besprechung abbringen. Mit einer straffen Moderation, die darauf achtet, dass die Tagesordnung stringent abgearbeitet, die Beschlüsse protokolliert und die Zeit eingehalten wird, werden die Ergebnisse deutlich effektiver erreicht. Es kann auch mal von Vorteil sein, die Moderation zwischen verschiedenen Meetings zu wechseln, um die Teilnehmer der Meetings neu an die Regeln zu erinnern.

9. Regelmäßige Meeting überprüfen

Eine Besprechung findet immer noch jede Woche statt, obwohl das eigentliche Anliegen schon erledigt ist? Das ist einer der Gründe, weshalb man regelmäßig evaluieren sollte, ob eine Besprechung noch sinnvoll ist. Aber auch mal ein Abweichen vom regelmäßigen Besprechen kann vorteilhaft sein, um eingefahrene Strukturen loszuwerden.

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