Zusammenarbeit auf Distanz – Der Chef auf Dienstreise

22. August 2014

Chef auf DienstreiseWenn die Katze aus dem Haus ist, tanzen die Mäuse auf den Tischen. Die meisten Chefs sind viel auf Reisen, nicht nur im Inland, sondern auch international und damit schwierig zu erreichen. Geschäfte werden nicht mehr nur vor der Haustür geregelt, sondern in einer globalen Wirtschaftswelt. Aber natürlich soll auch in Abwesenheit des/der Chefs/in alles reibungslos laufen. Meist sind Sie als Assistenz diejenige, die dabei alles im Griff haben muss und den Überblick behält. Während der Abwesenheit sind nicht selten Sie die erste Anlaufstelle für alle internen und externen Anfragen. Eine/n Vorgesetzte/n auf Distanz effizient und sorgfältig zu unterstützen kann aber auch zu vorher nie dagewesenen Komplikationen führen und bedarf einiger Vorbereitungen. Hier lesen Sie, was Sie beachten sollten, wenn Ihr/e Chef/in auf eine (Dienst-)Reise geht… Mehr…

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3 Tipps für erstklassige Präsentationen

20. August 2014

Social Media Tools Teil 1 - Bilder in Präsentationen

Organisationsmanagement ist Ihr Business? Dann wissen Sie sicher, wie wichtig gutes Werkzeug für erfolgreiche Organisation ist. Software für eine effektive Büroorganisation gibt es zuhauf!

Wir haben Ihnen im Folgenden einige Tools & Tipps herausgesucht, mit denen sich Präsentationen einprägsamer erstellen lassen, leichter verschicken lassen oder individuell erstellen lassen.

 

 Tools & Tipps für Präsentationen

Lesen Sie den ganzen Artikel im Blog für Fach- und Führungskräfte Nützliche Social Media Tools für den täglichen Einsatz – Bilder Mehr…

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Ordentliche Korrespondenz und die richtige Grußformel

6. August 2014

GrußformelAuch wenn wir immer weniger handgeschriebene Texte verfassen und reale Briefe aus der Mode gekommen scheinen, verlieren die Wörter und Sätze an sich dennoch nicht an Bedeutung. In Gegenwart von Zeitknappheit, E-Mail-Verkehr, kurzen Textnachrichten und Chat-Applikationen gewinnen die Texte an sich vielleicht sogar noch an Wichtigkeit, da wir in viel kürzerer Fassung genau die gleichen Informationen überbringen wollen. Die Texte sollen nach wie vor ein bestimmtes Ziel verfolgen. Wichtig ist vor allem, dass der Leser den Sinn und Zweck versteht. Gerade im Bereich Assistenz werden tagtäglich viele Textdokumente verfasst. Geschäftseinladungen, Korrespondenzen mit wichtigen Partnern, Kundenanschreiben, die Liste ist lang. Und dazu sollen die Texte noch ausgefallen, besonders und natürlich korrekt sein. Mehr…

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Richtig und erfolgreich delegieren im Auftrag des Chefs

Klar, als engagierte und erfolgreiche Assistenz halten Sie Ihrem/r Chef/in den Rücken frei. Als Assistentin und Sekretärin besitzen Sie zwar meist keine direkte Weisungsbefugnis, dennoch müssen Sie oft im Auftrag Aufgaben verteilen und die Umsetzung koordinieren. Das ist manchmal gar nicht so einfach. Wem geben Sie etwas, wo liegen die jeweiligen Kompetenzen und was machen Sie am besten selbst!? Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle Aufgaben und machen Sie sich zunächst klar, was davon Sie unbedingt selbst erledigen müssen. Vor allem befreien Sie sich von dem Gedanken, alles selbst fertig stellen zu müssen. Niemand kann alles können. Delegieren hilft dabei, effizienter und effektiver zu arbeiten. Und dann verteilen Sie die Aufgaben im Team wie folgt weiter… Mehr…

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Die Kunst schneller zu lesen

Schneller lesenIm Informationszeitalter und bei der Vielzahl an Daten die um uns herumschwirren und an uns heran getragen werden, müssen wir in der Lage sein, das für uns Wichtige heraus zu filtern. Damit dies gelingt, müssen wir all diese Informationen lesen, aufnehmen und vor allem dann auch verstehen. Speziell im Assistenzbereich müssen solche Informationen vorgefiltert werden, bevor sie an den/die Chef/in weitergegeben werden. Da auch für die Assistenz die Zeit für solche Dinge, aufgrund der Informationsmenge, immer knapper wird, ist schnelles Lesen und Filtern essentiell. Doch wie wird man noch schneller? Ein paar Tipps aus dem smi-Workshop unserer Trainerin Frau Rohrmoser („Schneller lesen – mehr behalten“) wollen wir Ihnen hier verraten. Mehr…

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Checkliste: Organisation internationaler Meetings und Veranstaltungen

Um das Thema Internationalisierung kommt man im Unternehmen nicht mehr drum herum. Nicht nur in Großkonzernen, auch in mittelständischen und kleinen Unternehmen beschäftigt man sich mit diesem Thema. Es werden neue Wege beschritten und die Prozesse die dahinter stehen werden immer komplexer. Insbesondere für die Management-Assistenz im internationalen Sekretariat haben sich in den vergangenen Jahren neue Aufgabenfelder ergeben und auch heute steigen die Anforderungen stetig. Sie pflegen weltweiten Kontakt zu Geschäftspartnern, Kunden und Kollegen, begleiten Ihren Chef auf Reisen, vertreten Ihr Unternehmen auf Messen und müssen sich in vielen Kulturen angemessen verhalten können. Gewandtheit in der Nutzung der englischen Sprache sowohl schriftlich als auch mündlich wird ebenso vorausgesetzt wie Belastbarkeit und eine starke, flexible Persönlichkeit, die sich jederzeit auf neue Partner einstellen kann. Mehr…

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Zufriedenheit mit der Führungskraft und Wahrnehmung der psychologischen Präferenz

Ein Beitrag unserer Trainerin Susanne Kleinhenz im Rahmen ihrer Dissertation: Welchen Einfluss hat die Kommunikation des Chefs auf seine Mitarbeiter? Gerade Assistentinnen und Sekretärinnen haben eine intensive Chef-Mitarbeiter-Beziehung, so dass gerade hier die Kommunikation einen enormen Einfluss auf die Zufriedenheit der Mitarbeiterin hat. Worauf kommt es speziell bei den engsten Mitarbeitern an, damit sie sich bei ihrem Chef wohlfühlen? Mehr…

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Die richtigen Floskeln zur Fußball WM

Auch wenn wir uns in der Regel nicht sehr viel über die Tiefen des Fußballs unterhalten (Bundesliga ist dann schon sehr komplex), kommen wir und sicher auch Sie bei der WM nicht darum herum. Und bei den großen Turnieren erwacht auch großes Interesse an Taktik, Aufstellung und Chancenverwertung im smi-Büro. Doch trotz allem kommen die meisten von uns bei den Diskussionen der (meist) männlichen Kollegen nicht mit und auch beim Public Viewing (mit dem Büro oder privat) fehlen oft die (schlauen) Worte. Damit man sich trotzdem nicht 90 Minuten still an den Tisch setzen muss und Kollegen, Freunde oder den Partner beeindrucken kann, haben wir für Sie ein paar (nicht alle ganz ernst gemeinte) Floskeln zusammen gestellt, die man an der ein oder anderen Stelle fallen lassen kann. Teilweise sind die Aussagen schon in der Praxis erprobt (die WM läuft schließlich schon) und es ist erstaunlich, was für eine Begeisterung man damit auslösen kann (kein Witz!). Los geht’s! (Wenn Sie sich ernsthaft mit Fußball auskennen, lesen Sie bitte nur weiter, wenn Sie auch darüber schmunzeln können): Mehr…

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Interview: Wie geht es einem männlichen Assistenten im Job?

Auf dem diesjährigen Assistentinnen Kongress am 15. und 16. Mai 2014 in Berlin war auch zum ersten Mal ein männlicher Teilnehmer vor Ort. Herr Stockburger wurde natürlich begeistert empfangen und spiegelt vielleicht auch einen Wandel in der klassischen Assistenz-Struktur wider. Die althergebrachten Rollenklischees stimmen sowieso schon lange nicht mehr. Und in diesem Berufszweig arbeiten auch immer mehr männliche Kollegen. Auf dem Kongress stand uns Herr Stockburger Rede und Antwort zu unterschiedlichen Fragen zu seinem Werdegang, Problemen und Vorurteilen im Job und natürlich zum Kongress selbst. Mehr…

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Impressionen Berliner Assistentinnen Kongress 2014

Letzte Woche fand unser alljährlicher Assistentinnen Kongress vom 14. bis 16. Mai 2014 in Berlin statt. Über 100 Teilnehmerinnen und Teilnehmer, Referenten und Trainer, Imageberatung, Büchertisch…die 1. Etage des Hilton Berlin war voll in smi-Hand. Einige erste Impressionen haben wir für Sie zusammengestellt. Mehr…

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